How-to's

Lees voor hulp bij het aanmaken van een Insights Explore-sessie Een nieuwe sessie aanmaken.  Kies 'Insights Explore' als de soort sessie.

Er is een speciaal dashboard voor sessies, met taken en acties die voor elke soort sessie verschillen. De status wordt bijgewerkt afhankelijk van de stap waarmee je bezig bent bij het aanmaken van een evenement.

Dit zijn bijvoorbeeld de acties die voor een Insights Explore-sessie beschikbaar zijn: 

• Management van units – In dit deel kun je het budget en de uitgaven beheren, zodat digitale Insights Explore-profielen automatisch naar deelnemers worden verstuurd zodra ze hun vragenlijst hebben ingevuld.
• Uitnodigingen versturen / Verstuurde uitnodigingen – Hier vind je het aantal toegevoegde deelnemers en wie er al een eerste uitnodiging heeft ontvangen. Je kunt via het dashboard meerdere uitnodigingen tegelijk versturen, waarbij je ziet wat dit betekent voor de andere acties.
• Automatisch aangemaakte profielen / Herinnering instellen – Hier zie je welke uitgenodigde deelnemers de vragenlijst hebben ingevuld en hun profiel hebben ontvangen, en welke uitgenodigde deelnemers dat nog niet hebben gedaan.

Als je meer wilt weten over het instellen van herinneringen voor vragenlijsten, lees dan Herinneringen voor de vragenlijst instellen in sessies.

Nadat je een nieuwe sessie hebt aangemaakt, ga je verder met 'Deelnemers toevoegen'. Als je al deelnemers aan deze soort sessie hebt toegevoegd, heb je hier de mogelijkheid om extra deelnemers toe te voegen of de huidige deelnemers te beheren onder 'Deelnemers beheren'. 

Deelnemers toevoegen/beheren

In het onderdeel Deelnemers beheren staat een lijst met deelnemers. Wij willen dat de status van alle deelnemers verandert van Niet uitgenodigd naar Profiel gegenereerd. Hier vind je een formulier waarmee je deelnemers met naam en e-mailadres toevoegt, maar er is ook een optie om meerdere deelnemers tegelijk toe te voegen (zie Meerdere deelnemers tegelijk uploaden naar sessies). Hier volgt een overzicht van de statusopties in een Insights Explore-sessie: 

1. Niet uitgenodigd – Als je nieuwe deelnemers toevoegt, worden ze onder deze status gezet. Je kunt een lijst met deelnemers samenstellen voordat je meerdere deelnemers tegelijk uitnodigt via het dashboard.

2. Uitgenodigd – Als uitnodigingen zijn verzonden, gaat de status van een deelnemer naar Uitgenodigd en heb je de mogelijkheid om herinneringen voor het invullen van hun vragenlijsten in te stellen via het dashboard. Uitnodigingen aan deze deelnemers kunnen nog een keer worden verstuurd. Uitnodigingen aan deelnemers bevatten een unieke link naar de vragenlijst; deze link kan niet worden gedeeld of naar andere gebruikers worden doorgestuurd.

3. Profiel gegenereerd – Wanneer een deelnemer de vragenlijst invult, wordt hij automatisch naar zijn nieuwe Insights Explore-profiel doorgestuurd en ontvangt hij een e-mail met een link daarnaar. Deze link kun je via 'Deelnemers beheren' opnieuw met de deelnemer delen. Insights Explore-profielen worden alleen digitaal aangemaakt en kunnen niet worden gedownload. Deze profielen zijn geschikt voor gebruik op een mobiel apparaat.

Je sessie voltooien

Je kunt Insights Explore-sessies handmatig afsluiten vóór de einddatum van de sessie, of ze worden automatisch op de einddatum van de sessie afgesloten. Als je de sessie afsluit, vervallen alle uitstaande links naar de vragenlijst, gaat de sessie naar 'Voltooide sessies' en worden eventuele openstaande units in de wallet geretourneerd naar medewerkers die jij hebt gekozen. Sessies worden op dezelfde manier geannuleerd, maar gaan dan naar 'Geannuleerde sessies' en deelnemers ontvangen een melding.

Units in jouw sessie beheren

Deze soort sessie bevat een wallet met units, vergelijkbaar met de wallet in je gebruikersaccount. Zo werkt het:

• Iedereen kan units vanuit hun eigen wallet aan dit budget overdragen, op voorwaarde dat ze toegang hebben tot de sessie.
• Units die je overdraagt naar de sessie worden in de transactiegeschiedenis van je wallet opgenomen.
• Je moet units toevoegen om uitnodigingen met links naar de vragenlijst te versturen; je geeft deze units uit voor elke vragenlijst die wordt ingevuld, waarna het profiel automatisch wordt verstuurd.
• Je kunt overbodige units altijd verwijderen als ze niet meer nodig zijn voor openstaande links naar de vragenlijst die naar deelnemers zijn verstuurd (als je units terug wilt vorderen, moet je een paar uitgenodigde deelnemers verwijderen).
• Als je de sessie afsluit of annuleert, retourneer je niet-uitgegeven units naar iedereen die aan de sessie is gekoppeld (medewerkers).
• Als je sessie op de einddatum wordt afgesloten, worden niet-uitgegeven units automatisch overgedragen naar de eerste medewerker op de alfabetische lijst.
• Units die je overdraagt uit de sessie (door units terug te vorderen of door de sessie af te sluiten of te annuleren) worden opgeslagen in je transactiegeschiedenis als je ervoor kiest om ze zelf te ontvangen.

Here's what each heading and total in the unit management area means:

• Budget – het totale aantal dat aan de sessie is toegevoegd door alle gekoppelde personen (het totaal dat jijzelf aan het budget hebt toegevoegd zie je daaronder).
• Totaal aantal benodigde units voor profielen – het aantal dat je nodig hebt voor alle openstaande links naar de vragenlijst; als je budget meer units bevat, kun je units terugvorderen.
• Tot nu toe uitgegeven – het totale aantal in het budget dat al is uitgegeven (het totale budget neemt niet af naarmate dit aantal toeneemt; dit is het aantal dat je kunt terugvorderen uit het totale budget als je de sessie afsluit of annuleert).

Meerdere deelnemers tegelijk uploaden in sessies

Lees Meerdere deelnemers tegelijk uploaden in sessies voor hulp bij deze functie.