Guides d’utilisation

Pour obtenir des conseils sur l’organisation d’une expérience Insights Explore, veuillez consulter le guide Comment créer une expérience. Assurez-vous de sélectionner « Insights Explore » lors de la sélection d’un type.

Les expériences comportent un tableau de bord spécifique contenant des tâches et des actions qui varient en fonction du type d’expérience. Leur statut est mis à jour en fonction du stade auquel vous vous trouvez dans le processus de planification de l’événement.

Par exemple, voici les actions disponibles pour une expérience Insights Explore : 

• Gestion des unités : une rubrique qui vous permet de gérer le budget et les dépenses afin que les profils numériques Insights Explore soient remis automatiquement aux apprenants une fois les questionnaires remplis.
• Envoyer des invitations/Invitations envoyées : cette fonctionnalité suit le nombre d’apprenants ajoutés et les personnes auxquelles les invitations initiales ont déjà été envoyées. Ceci est effectué de façon groupée depuis le tableau de bord, afin de vous permettre de voir l’impact de l’envoi d’invitations sur les autres actions. 
• Profils générés automatiquement/Programmer un rappel : cette fonctionnalité montre les apprenants invités qui ont et n’ont pas rempli le questionnaire et reçu leur profil.

Pour en savoir plus sur la programmation de rappels liés au questionnaire, veuillez consulter le guide Programmer des rappels liés au questionnaire dans les expériences.

Après avoir créé une nouvelle expérience, vous devrez sélectionner « Ajouter des apprenants ». Lorsque des apprenants ont déjà été ajoutés à ce type d’expérience, vous pouvez en ajouter d’autres ou gérer ceux existants en sélectionnant « Gérer les apprenants ». 

Comment ajouter/gérer des apprenants

La rubrique de gestion des apprenants a pour but de fournir une liste des apprenants lorsque l’objectif est de faire passer leur statut de Non invité à Profil généré. Elle contient un formulaire pour ajouter des apprenants avec un champ nom et e-mail ou une option de téléchargement groupé (voir le guide Téléchargement groupé d’apprenants vers les expériences). Voici les différents statuts disponibles dans une expérience Insights Explore : 

1. Non invité : ajouter de nouveaux apprenants les ajoute sous ce statut, vous permettant d’éditer et de finaliser une liste d’apprenants avant de les inviter de façon groupée via la fonctionnalité sur le tableau de bord.

2. Invité : lorsque des invitations sont envoyées, le statut d’un apprenant passe à Invité et vous pouvez programmer des rappels afin de l’inciter à remplir son questionnaire via la fonctionnalité sur le tableau de bord. Il est possible de renvoyer les invitations à ces apprenants. Les invitations contiennent un lien vers le questionnaire, propre à l’apprenant, qui ne peut pas être communiqué ou transmis à d’autres utilisateurs.

3. Profil généré : lorsqu’un apprenant remplit le questionnaire, il est automatiquement redirigé vers son nouveau profil Insights Explore et reçoit un e-mail lui permettant de le consulter. Ce lien peut être partagé à nouveau avec l’apprenant via la tâche « Gérer les apprenants ». Les profils Insights Explore sont uniquement numériques et ne peuvent pas être téléchargés. Ils sont disponibles sous un format de page Web compatible avec les appareils mobiles.

Conclure votre expérience

Les expériences Insights Explore peuvent être conclues manuellement avant la date de fin de l’expérience ou se concluent automatiquement à la date de fin de celle-ci. Conclure votre expérience fait expirer l’ensemble des liens vers les questionnaires en attente, déplace l’expérience vers la partie « Expériences passées » et renvoie toute unité restante dans le portefeuille de l’expérience aux membres du personnel de votre choix. Annuler des expériences fonctionne de la même manière mais déplace l’expérience vers la partie « Expériences annulées » et envoie une notification aux apprenants.

Gérer des unités dans votre expérience

Ce type d’expérience contient un portefeuille d’unités, similaire à celui que vous possédez sur votre compte utilisateur. Voici comment il fonctionne :

• Toute personne peut contribuer à ce budget avec des unités disponibles dans son portefeuille, à condition d’avoir accès à l’expérience.
• Les unités que vous transférez vers l’expérience sont enregistrées dans l’historique des transactions de votre portefeuille.
• Des unités doivent être ajoutées pour envoyer des invitations contenant des liens vers le questionnaire. Ces unités sont dépensées à chaque questionnaire rempli et lorsque le profil est automatiquement remis.
• Vous pouvez supprimer des unités excédentaires à tout moment si elles ne sont pas nécessaires pour les liens vers des questionnaires en attente envoyés aux apprenants (si vous avez besoin de récupérer des unités, vous devrez supprimer certains apprenants que vous avez invités).
• Si vous concluez ou annulez l’expérience, les unités non dépensées peuvent être renvoyées à toute personne associée à l’expérience (membre du personnel).
• Si votre expérience se conclut à la date de fin, toute unité non dépensée sera automatiquement remboursée à la première personne sur la liste des membres du personnel (par ordre alphabétique).
• Toute unité que vous transférez depuis l’expérience (via la fonctionnalité de récupération d’unités ou en concluant/annulant l’expérience) est enregistrée dans votre historique de transactions si vous vous êtes choisi·e comme bénéficiaire.

Voici le sens de chaque intitulé et de chaque total dans la rubrique gestion des unités :

• Budget : le montant total qui a été ajouté à l’expérience par toute personne concernée (le total que vous avez personnellement ajouté au budget s’affiche en dessous).
• Total des unités nécessaire pour les profils : le montant nécessaire pour couvrir tous les liens vers des questionnaires actuellement en attente. Vous pouvez récupérer des unités dans le budget s’il est supérieur à ce nombre.
• Montant dépensé jusqu’à présent : le montant total du budget qui a été dépensé (le budget total ne diminue pas lorsque ce nombre augmente, il s’agit simplement du montant qui ne pourra pas être récupéré dans le budget total si vous concluez ou annulez l’expérience).

Comment effectuer un téléchargement groupé de vos apprenants dans les expériences

Veuillez consulter le guide Comment effectuer un téléchargement groupé des apprenants dans les expériences pour savoir comment effectuer cette action.